【起業】はじめての社員雇用でやることは？労働保険手続きなど解説！

こんにちは。iQeda [@iQeeeda] です。

「会計 freee」と「人事労務 freee」
この 2 つで大概のことはなんとかなるやろ…そんなふうに考えていた時期が俺にもありました

はじめての社員雇用の場合…
残念ながら「人事労務 freee」では「労働保険」のすべてに対応できませんでした。

「人事労務 freee」ができることは「従業員の労働保険加入」の手続き書類を出力するのみ。その前にやるべき労働基準監督署への届出は自分自身で対応する必要がありました。

今回、僕がおこなった「従業員が雇用するまでの流れ」についてシェアします！
当社はバーチャルオフィスを借りているので、それに関連した注意事項も書いておきました。

そもそも労働保険とは
はじめての社員雇用でやること
- ややこしくなるので言うべきじゃない「バーチャルオフィス」
労働保険の提出書類
- 労働基準監督署に提出する届出
- ハローワークに提出する届出

そもそも労働保険とは

労働保険 =「雇用保険」と「労災保険」
基本的に役員は加入できないが、授業員は労働保険に入らないといけない
会社は従業員の一年分の保険料を払って、給与から毎月天引きする
- 何割かは会社が負担することになる

はじめての社員雇用でやること

ざっくり流れを説明します。

雇用契約書を作成する
- これは人事労務 freee で現在対応していない
- CloudSignの無料テンプレートから書類作成して電子署名してもらうのがオススメ
人事労務 freee で新入社員の情報を登録する
労働基準監督署に届出を提出する
- 提出前に電話して疑問点を解消しておいた方がよい
- 届出が承認されると「労働保険番号」が発行される
ハローワークに届出を提出する
- 提出前に電話して疑問点を解消しておいた方がよい
- こちらの届出に発行された「労働保険番号」を記載する

参考) https://support.freee.co.jp/hc/ja/articles/202849510-労働保険について

ややこしくなるので言うべきじゃない「バーチャルオフィス」

こぼれ話なので読み飛ばして、次に行ってもらっても大丈夫です。

うちの会社は東京港区のバーチャルオフィスで登記しています。
住所だけ借りていて、そこには誰も出勤していません。全員自宅でテレワークです。

今回、会社から最寄りの労働基準監督署・ハローワークに届出を出すことに決めていたんですが、電話でバーチャルオフィスであることを労働基準監督署の人に言っちゃったんですよね。

そしたら懐疑の目を向けられ「勤務実態がないなら、代表のアナタが住んでる福岡の方で登録すべきじゃないんですか」とツッコまれました。良かれと思って言ってくれたと思うのですが…めんどくさいことになったなと正直おもった。

福岡に支店があるわけじゃないし
新入社員は福岡に住んでいるわけじゃないし
このさき福岡にずっと住み続けるとは限らない

…ので、福岡で登録するのは正直イヤだったのです。僕は「会社から最寄りの労働基準監督署・ハローワークの方がわかりやすいじゃん」と。

最終的にどうなったのか

(労働基準監督署) まぁアナタがいいんだったら、東京港区で承りますけど…念の為ハローワークに相談してください
(ハローワーク) 労働基準監督署が港区で問題ないと言ってるなら大丈夫です

えぇ…
僕は港区の三田労働基準監督署に提出しました。

結局どこに届出を出すのが良かったのか？

念の為「僕の提出先が必ずしも正しい」とは限らない…と思います。「従業員の自宅に近いところへ届出を出すべき、その方がアクションが早い」という判断もありうると思います。
提出先はご自身で判断してください！

労働保険の提出書類

行けるのであれば労働基準監督署に直接出向くほうがラクだと思います。郵送でやり取りしていると結構トラブりました。

労働基準監督署に提出する届出

必要な届出は Web でダウンロードできません。労働基準監督署に出向いてもらうか、返信用封筒+切手をつけて「保険関係成立届・概算保険料申告書を希望」と一筆添えた文章を送りましょう。

無事に書類を受け取ったあとの書き方について説明します。

書類は複写式になっていますが、複写 (控え) もすべて郵送してください！ (切り離さない)
概算保険料申告書にくっついてる納付書は空欄のままにしておき、納付書希望と一筆添えて、返信用封筒+切手も同封して郵送してください！

保険関係成立届 (労働保険成立届)

保険関係が成立した日から10日以内に提出
添付書類
- 会社の登記簿謄本 (履歴事項全部証明書)

概算保険料申告書

書き方 (特に保険料率はややこしい) は労働基準監督署に電話して聞いたほうがいいですよ！

保険関係が成立した日から50日以内に提出
労働保険番号
- 初回は書かなくてよい
労災保険分の保険料率
- システムエンジニアの業種は「その他」扱い
  - 1000 分の 3 ※ 業種によって違うので注意
雇用保険分の保険料率
- システムエンジニアの業種は「その他」扱い
  - 1000 分の 9 ※ 業種によって違うので注意
労働保険料 = 労災保険料 + 雇用保険料
手書きの納付書が付いているが、後日正式なものが送付されてくるので記入不要
添付書類
- 会社の登記簿謄本 (履歴事項全部証明書)

ハローワークに提出する届出

労働基準監督署に届出を出したあと、ハローワークに下記届出を提出してください。
届出には、労働基準監督署から発行された「労働保険番号」が必要です。

郵送する場合、特定記録できる分の切手を貼った返信用封筒を同封してください。

雇用保険適用事業所設置届 / 雇用保険適用事業所設置届(会社の書類)

設置の日から10日以内
「雇用保険適用事業所設置届」は人事労務 freee から出力可能
- ハローワークインターネットサービスからダウンロードも可能
「雇用保険適用事業所設置届」はハローワークインターネットサービスからダウンロード
添付書類
- 保険関係成立届のコピー
- 会社の登記簿謄本 (履歴事項全部証明書)
- 最寄り駅から会社オフィスまでの地図

雇用保険被保険者資格取得届 (従業員の書類)

資格取得の事実があった日の翌月10日までに提出
人事労務 freee から出力可能
- ハローワークインターネットサービスからダウンロードも可能
添付書類
- 労働者名簿
  - 人事労務 freee で出力可能
  - ネットで調べるとフォーマットがあるのでそれを使用すれば OK
- 雇用保険番号
  - 従業員が 7 年以内に雇用保険に入っていた場合に必要
  - ハローワークに授業員の履歴書コピーを渡すと調べてもらうこともできる

従業員が自宅でリモートワーク (テレワーク) をしている場合の必要書類

従業員が自宅で働いている場合、提出する書類が増えます。
めんどくさいですね…

在宅勤務雇用実態証明書
- ハローワークから送ってもらうこと
雇用契約書
- CloudSign などで入社時に作成・署名を済ませておくとラク
賃金台帳
- 入社時から直近分まで
- 人事労務 freee で出力可能
就業規則・給与規定
- 人事労務 freee のテンプレートから作成可能
出勤簿
- 入社時から直近分まで
- 人事労務 freee で出力可能
人事組織図
- 簡易なピラミッド形式の作成で OK
- 人事労務 freee の従業員情報に部門・役職を設定すれば閲覧可能 (テーブル形式で表示)

書類不備、書類不足があると何回も郵送でやりとりしないといけません。
気をつけてくださいね。 (僕は 5 回以上やりとりしました…)

お仕事ください！

僕が代表を務める株式会社 EeeeG では Web 制作・システム開発・マーケティング相談を行っています。
なにかお困りごとがあれば、Twitter DM や Web サイトからお気軽にご相談ください。

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