GTDとは?Todoist連携で作業効率バク上げ!【3ステップ】

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こんにちは。タクマ™ [@suwaru_blog] です。

あれもしなきゃ…これもしなきゃ…と考えながら日々タスクに追われていませんか?

そんなあなたに、頭の中をカラッポにして、目の前のタスクだけに集中する方法があります。

今回は 3 ステップできる GTD の解説と Todoist を使ったタスク管理を説明します!

GTD -Getting Things Done- とは

David Allen という方が考えたタスク管理方法です。

GTD ざっくり概要

  1. 頭の中にある「抱えている仕事・日常タスク・やりたいこと」を毎日吐き出す (公私混同 OK)
  2. 吐き出したアイテムを分類分け。優先順位をつけてタスクをこなす
  3. 週次レビューを行うことが特徴

STEP1: 頭の中の気になることを吐き出す

PC やスマホアプリを使ったり、手帳やカレンダーに書くなど方法は自由です。
頭の中で気になっていることすべてを吐き出してください。

「粒度は小さく・内容は具体的」にすることがポイントです。

具体例を書いてみます。

  • プログラミング言語 PHP の勉強をする
    • イマイチ
  • Progate で PHP を勉強する
    • イマイチ
  • 午前中に Progate の PHP 1 コース分をやる
    • OK

GTD は特定の日に行うのではなく、いつでも行います。
朝一番にやるのがオススメです。他の作業をすると、そっちに気持ちがいってしまうので。

僕は余計なことをしないように「手帳ペンコーヒー」だけを持って、
毎日 30 分、人がいないところで考えます。

STEP2: タスクを分類する

本家のやり方では、ここからタスクを 4 種類に分類します。

  1. 重要かつ緊急
    • 期限付きで 1 – 2週間以内にやるべきタスク
  2. 重要だが緊急でない
    • 期限はないが時間があるときにやるべきタスク
  3. 重要でないが緊急
    • やらないと作業が進まないルーティン的タスク
  4. 重要でなく緊急でない
    • いつかやりたいこと・買いたいものなど願望タスク
    • これは一旦無視されるタスクになる

あとは分類したタスクに優先度をつけて実行していくだけです。

少しアレンジしたタスク分類

僕はこちらの分類方法で実践しています。よかったら参考にしてみてください。

  1. プロジェクト
    • 短期・中期的に必ずやること
  2. いつかやる
    • 急いでやる必要はないが,いつかやりたいこと
  3. 読む
    • 時間があるときに読みたい記事や本
  4. 予定
    • 特定の日時にすること、期限があるものはカレンダー登録する

Todoist でタスク管理

Todoist のプロジェクト機能で分類したタスクを管理

GTD とタスク管理ツールを併用してもいいと思います。
色々なツールがありますが、僕は Todoist を使っています。

「予定」分類のタスクを Google カレンダーに登録にすると、
それが自動的に Todoist の中に入ってくるように連携しています。

STEP3: 週次レビュー

PDCA と同じで GTD もサイクルを回します。進捗確認とタスクの分類を見直す必要があるからです。

最新タスクの把握、優先度の更新、不要になったタスクなど確認するとよいでしょう。

参考

紹介した内容はテック系ポッドキャスト Rebuild.fm のゲストでおなじみ、
higepon さん [@HigeponJa] の方法を丸パクリ参考にさせていただきました。

GTD 本家の方法はもう少し細かいのですが、エッセンスが分かりやすくまとまっています。

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